リモートワークによる 情報の隙間 を埋める方法

リモートワークの利点と欠点

リモートワーク、在宅勤務が、日常となっている方も多いかと思います。移動時間が少なくなり、特にデスクワークを主としている方には、効率的に時間をつかえるというメリットがあるかと思います。

一方で、異なった場所で業務を行うことで、空気感、雰囲気など言語にならない情報や、間接的に役立つ情報が得にくいというデメリットがあるかと思います。

ここでは、リモートワークでの、社内コミュニケーションツールについて考えてみたいと思います。

Slack や Teams を活用

SlackMicrosoft Teams などでのテキストベースのコミュニケーションツールでは、リアルタイム(同期的)かつ、各人のタイミング(非同期的)でもやり取りが可能です。

これらの、ツールを利用して、こまめに情報発信や対話を行うことで、距離感を縮めることができると思います。

Eメールでの宛先は、直接伝えたい相手となりますが、Slack, Teams では「場」に対して発信することが可能です。

例えば200名の企業でのコミュニケーションを考えた場合、Eメールで多数の人に情報を伝える場合には、多くの宛先を指定したり、メーリングリストを利用することとなり、送信したメールを訂正することも一苦労ですが、Slack, Teamsであればチームやチャンネルという場に対して投稿することが可能で、変更もできます。

できるだけオープンにしておく

Slack, Teams の利用にあたって、投稿の共有範囲は、ひとつのポイントです。

Slackのチャンネルの設定には、「パブリックチャンネル(組織の全員が閲覧可能)」と「プライベートチャンネル(チャンネルメンバーのみ閲覧可能)」の設定があります。

限られたメンバー間での対話が目的のチャンネルであっても、できるだけパブリックチャンネルを利用してコミュニケーションとしておくことをオススメします。

参加していないチームでも、お互いにどんな雰囲気でプロジェクトが進行しているのかを伺うことができますし、意外な情報が役立つ場合もあります。

チーム外からも見えることで、風通しのよい場になるという側面もあります。

パブリックでの発言は、そのまま、組織のナレッジの一部となり、のちに検索などからその情報が役立つ、ということも考えられます。

受ける情報をチューニングする

多様な情報を共有しておくことの弊害のひとつは、随時入ってくるメッセージによって、気が散ってしまったり、作業に割り込みが入ることです。

これを避けるために、例えばチャンネルごとの設定で通知を切り替えたり、集中したい時間にはPC全体での通知を切って、あとでまとめてチェックする、など情報の受け手としての調整は必要だと思います。

多くのチャンネルに参加している場合、退出しても問題がないチャンネルがないか、定期的に確認するのも良いと思います。

意外なつながりも

オンラインコミュニケーションの場に様々な情報を置くことにより、オフィス勤務時には接することなかった人同士が、お互いに新たな発見や価値を見出すこともあるでしょう。

…とはいえ、実際に会って自由に会話できる日が早く訪れるように願います。

(上坂 デザイナー)

引用画像出典: Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk freestocks





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