Teamsでのオンラインセミナー開催方法

こんんちは、サイオステクノロジー武井です。今回はTeamsでのライブイベント開催方法をご案内します。

オンラインセミナーとは?

オンラインセミナーとは、読んで字のごとく、オンラインで行われるセミナーをのことです。開催者、発表者が複数の参加者に対して、オンラインで情報を発信したり、ときにはQAを受け付けたりします。すべてオンラインの場合は、効率よい運用が求められますが、Teamsを使うとスムーズに行うことができます。

Teamsでの開催方法

Teamsには「会議」「ライブイベント」という2つの実施形態があります。オンラインセミナーは「ライブイベント」が適しているのですが、これは先程の「開催者」「発表者」ともにOffice365の有償ライセンス(E3もしくはE5)が必要になります。そのため、今回は、発表者に有償ライセンスが不要な「会議」での実施方法を説明致します。

ちなみに「会議」「ライブイベント」の大きな違いは参加できる人数です。「会議」は250名までですが、「ライブイベント」は10,000名まで参加可能です。250名を超えるような大規模なイベントは、「ライブイベント」をご検討下さい。

登場人物

今回は以下の登場人物を想定します。

開催者
オンラインセミナーを開催する人です。Teams上で、会議やライブイベントの設定をします。
発表者

オンラインセミナーで発表する人です。自分の資料を共有したりして、参加者に対して発表します。

参加者
オンラインセミナーを聞く人です。Teamsのアプリやブラウザ等で参加します。

全体の流れ

よくあると思われるユースケースをもとに全体の流れを以下の通りとします。後にご説明するTeamsの設定方法も以下の流れを前提とします。

やること 詳細 担当者
会議の作成 開催前に事前にTeamsで会議を作成します。 開催者
イベントの周知 参加者にイベントの参加方法を周知します。 開催者
イベント開始直前の準備 イベント開始直前の準備を行います。 開催者
発表者の参加 発表者が会議に参加します。 発表者
イベントの開始 キレのあるオープニングトークとともにイベントを開始します。 開催者
発表者の変更 発表者に発表の権限を与えます。 開催者
発表する スライドや資料を共有して、トークします。 発表者
参加者の参加 開催者から事前に通知された参加方法をもとに参加します。 参加者
質問する チャットを通じて発表者に質問します。 参加者

必要なもの

以下に役割ごとに必要なライセンスや必要なものを記載します。開催者には有償ライセンスが必要です。有償ライセンスでないと、後ほど説明する「バイパスの設定」などパブリックなオンラインセミナーで必須の設定ができませんでした。

開催者
  • 有償ライセンス(E3もしくはE5)
  • Teamsデスクトップアプリ
発表者
  • Teamsデスクトップアプリ
参加者
  • ブラウザ

開催方法

会議を使ったオンラインセミナーの実施方法を説明致します。

会議の作成【担当:開催者】

まず、開催者がTeamsの会議を作成します。「予定表」→「新しい会議」の順にクリックします。

 

下記の赤枠の部分に、発表者となるユーザーのメールアドレスを入力します。発表者には会議に参加するためのリンクが送信されます。タイトルや実施日時は適宜入力して下さい。最後に「送信ボタン」をクリックします。

 

会議が作成されていることを確認して、その会議をクリックします。

 

会議のオプションを設定します。下図の赤枠の部分の「・・・」をクリックして、「会議のオプション」をクリックします。

 

マイクロソフトアカウントで認証する画面が表示されます。認証した後、以下のような画面になります。

以下のように設定を変更して下さい。

ロビーをバイパスするユーザー
「全員」にします。それ以外だと、参加者が参加するたびに、開催者は承認をしなければなりません。本番だとこれでは面倒なので、開催者が承認しなくても、参加者がすぐに会議に参加できるようにします
発表者となるユーザー

「自分のみ」にします。そうしないと、参加者が自由に発表できてしまいます。ただ「自分のみ」にしても開催者は自由に発表者を変更することができるので、オンラインセミナー実施中に適宜変更します(方法は後ほど説明します)。

 

そして、もう一度以下の画面にアクセスして、「Microsoft Teams 会議に参加」を右クリックして、「リンクをコピー」をクリックします。これは参加者に通知するURLです。参加者はこのURLをクリックすると会議に参加できます。

イベントの周知【担当:開催者】

先程取得した、会議に参加するためのリンクを参加者に通知します。connpassなどで開催する場合、イベントの説明文のところにこのリンクを貼り付けておくといいでしょう。

イベントの開始直前の準備【担当:開催者】

さぁ、いよいよイベントの開催です。イベント開催時間のちょっと前(余裕を持って30分前くらい?)に、開催者は先ほど作成した会議に参加します。「参加」をクリックします。

 

「今すぐ参加」をクリックします。ちなみに開催前はマイクをオフにしておきます。

 

この状態になります。

 

発表者の参加【担当:発表者】

発表者には以下のようなメールが届いているはずです。「Microsoft Teams 会議に参加」をクリックして下さい。

 

「Teams アプリに移動する」をクリックします。

 

名前を入力して「今すぐ参加」をクリックします。

 

イベントの開始【担当:開催者】

開催時間になったら、マイク(と必要に応じてカメラ)をオンにして、キレのあるオープニングトークを行います。

発表者の変更【担当:開催者】

発表してもらいたい人に発表する権限を与えます。下図の赤枠をクリックします。

 

右側にユーザーの一覧が表示されます。発表したい人の横にある「・・・」をクリックして、「発表者にする」をクリックして下さい。

 

「変更」をクリックして下さい。

発表する【担当:発表者】

開催者が発表者の変更を行うと、今までグレーアウトしていた画面共有ボタンが表示されてクリックできるようになります。クリックすると、どのアプリケーションを共有するかを選択する画面が出てきますので、共有したいアプリケーションをクリックします。

 

すると以下のように選択したアプリケーションが表示されますので、発表します。

参加者の参加【担当:参加者】

参加者は事前に通知されたリンクをクリックすることで参加できます。リンクをクリックすると以下のような画面が表示されます。参加者がTeamsのデスクトップアプリを持っていれば「今すぐ起動する」をクリックします。もし、Teamsのデスクトップアプリ持っておらず、ブラウザで見たい場合には「代わりにWeb上で参加」をクリックします。ここでは、ブラウザで見ることを前提として「代わりにWeb上で参加」をクリックします。

 

名前を入力して「今すぐ参加」をクリックします。

 

発表者の画面が表示されます。

 

質問する【担当:参加者】

QA対応を行うこともできます。下図の赤枠内の吹き出しマークをクリックすると、チャットウィンドウが表示されますので、そこで質問文を入力すると開催者、発表者、参加者全員に共有されます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?Teamsを使えば、簡単にオンラインセミナーを開催できます。さぁ、オンラインセミナーでどんどんアウトプットしましょう!!





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